Monitorowanie kosztów mediów

Od 2007 roku, wskutek uwolnienia rynku energii, każdy jej nabywca zyskał prawo do zmiany swojego dostawcy. Wprowadzona deregulacja pozwala odbiorcom korzystać z coraz bardziej atrakcyjnych ofert, ale także stwarza pole do nadużyć. Klient może nie mieć świadomości, że firma, z którą podpisał umowę na dostawę energii nie oferuje optymalnych cen albo wykonuje swoje usługi nierzetelnie, co zwłaszcza u dużych odbiorców może się przekładać na istotne straty finansowe.

Nieprawidłowości najczęściej obejmują błędy w umowach, niezgodność faktur z odczytami z urządzeń pomiarowych, czy zawyżone koszty dostarczanych mediów. Jako że fundamentem funkcjonowania i-Energii jest dobro naszych Klientów, postanowiliśmy wprowadzić usługę pozwalającą wyeliminować tego typu nadużycia. Przedmiotem tej usługi jest możliwość wykonywania ciągłej analizy kosztów mediów, takich jak: energia elektryczna, gaz i ciepło.

W ramach usługi monitorowania kosztów mediów obsługujemy sieć ponad 250 sklepów. W ciągu pierwszych 9 miesięcy trwania umowy wyegzekwowaliśmy od dostawców energii elektrycznej ponad 230 tys. zł nieprawidłowo naliczonych kosztów.

Etapy prac

1. Analiza potrzeb klienta, wprowadzanie danych do bazy

Po uruchomieniu usługi wykonujemy analizę poprawności wszystkich zawartych umów, związanych z dostarczaniem mediów. Już na tym etapie typowane są umowy do zmiany z powodu zawyżonych cen mediów, błędnych parametrów itp.

Następnie  zweryfikowane umowy zostają zestawione z odpowiednimi fakturami oraz sprawdzone pod kątem ich zgodności z umową i z odczytami z urządzeń pomiarowych. Na życzenie klienta możliwa jest analiza wsteczna faktur – nawet do 12 miesięcy wstecz.

Często już na tym etapie prac zauważone zostają nieprawidłowe (zbyt duże) koszty związanych z dostarczaniem mediów, a przeprowadzenie ich korekt generuje pierwsze oszczędności. Typowane są także obszary, w których należy podjąć kolejne działania organizacyjno-prawne, które pozwolą wygenerować dalsze oszczędności.

2. Uruchomienie obsługi administracyjnej

Usługa każdorazowo jest dostosowywana zakresem do potrzeb Zamawiającego,
i obejmuje:

  • Obsługę administracyjną faktur i umów za energię elektryczną, ciepło, gaz ziemny  w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów Zamawiającego, w tym:
    • Sprawdzanie poprawności i zasadności faktur
    • Opis faktur zgodnie ze standardem Zamawiającego tj. MPK, okres jakiego dotyczy rozliczenie, typ usługi, typ faktury
    • Przekazanie informacji dot. płatności faktur, opisanych i zaakceptowanych faktur / podanie informacji o niewłaściwym naliczeniu faktury
  • Raportowanie kosztów i zużyciu energii elektrycznej, ciepła, gazu ziemnego.
  • Raportowanie odchyleń i błędów w fakturach.
  • Obsługa reklamacji w imieniu Zamawiającego.

3. Uruchomienie i monitoring kosztów, wdrażanie oszczędności

Usługa jest realizowana w sposób ciągły. W połączeniu z przeprowadzoną w pierwszym etapie uruchomienia usługi, analizą umów, pozwala na stałe kontrolowanie kosztów mediów i elastyczne reagowanie na pojawiające się przypadki.

Każdy przypadek powoduje analizę przyczyn wykrytych odchyleń i przedstawienie najkorzystniejszego  rozwiązania zmniejszającego koszty.

Stosownie do posiadanych pełnomocnictw możemy samodzielnie dokonać niezbędnych zmian z  dostawcami mediów lub przygotowujemy zestaw dokumentów, które zamawiający sam przekazuje.

W przypadku rozwiązań oszczędnościowych, które wymagają przeprowadzenia prac inwestycyjnych lub modernizacyjnych, pomagamy w ich wycenie oraz w wyborze wykonawcy. Część prac możemy przeprowadzić we własnym zakresie korzystając ze sprawdzonych podwykonawców.